La gestión de los archivos de la Fiscalía General de la República (FGR) está llena de carencias e incumplimientos de las leyes y normas en la materia, de acuerdo con revisiones hechas por la Secretaría de la Función Pública (SFP).
Una auditoría, cuyos resultados fueron presentados en julio al fiscal Alejandro Gertz Manero, encontró que la FGR tiene una normativa interna de archivos y una estructura organizacional desactualizadas, incumple con diversos artículos de la Ley General de Archivos (LGA), tiene un nulo avance en el resguardo digital de su Archivo de Concentración y le faltan sistemas automatizados para la gestión documental.
Además, no cuenta con un Archivo Histórico como manda la LGA, y aunque tiene expedientes con antigüedad hasta de 112 años, que por sus características podrían ser clasificados como documentos históricos, se resguardan en entornos sin condiciones especiales para su conservación, como clima y temperatura óptimos para evitar la degradación de sus materiales.
La auditoría 01/2021 “Gestión documental y administración de archivos”, practicada entre abril y mayo a la FGR por el Órgano Interno de Control –que representa a la SFP dentro de la Fiscalía–, se propuso analizar los procedimientos y normas que regulan su gestión documental y la administración de archivos.
La revisión detectó que la FGR careció entre 2019 y 2021 de la política de sistema de gestión y administración de archivos señalada en su Ley Orgánica, y que esta falta fue cubierta apenas este año.
En tanto, la normativa interna en materia de gestión documental y archivos está desactualizada de cinco a siete años y no está adecuada al carácter de órgano constitucionalmente autónomo que hoy tiene la fiscalía.
Se constató que está pendiente la integración del grupo interdisciplinario que debe ayudar al análisis de sus procesos y procedimientos de gestión documental. Este grupo, de acuerdo con la SFP, operaba hasta 2016, pero han pasado dos años sin que sesione, lo que va en contra de la ley en la materia.
Durante la revisión, los auditores de la SFP no localizaron los inventarios documentales de las delegaciones de la FGR en Jalisco, Oaxaca, Yucatán y el estado de México correspondientes a 2018, entre otras irregularidades.
La auditoría comprobó la falta de sistemas automatizados para la gestión documental electrónica que posibilite la producción, organización, consulta y conservación de documentos que establece la LGA.
La FGR, según el informe de la revisión, tiene un nulo avance en el resguardo digital de los documentos y no cuenta con acciones para la preservación digital, vigilancia tecnológica y seguridad de la información, como marca la LGA.
Por todas estas anomalías, la SFP emitió 12 cédulas de observaciones a la FGR para que mejore, fortalezca e implemente mecanismos de control interno en materia de archivos.
