Los archivos antiguos y recientes de la Fiscalía General de la República (FGR) navegan en el caos, tanto a nivel físico como en el digital. En sus archivos físicos, el organismo tiene documentos de más de un siglo de antigüedad, pero no cuenta con un archivo histórico, ni los protege del deterioro, además registra un nulo avance en la digitalización de documentos y registros para su preservación.
El fiscal Alejandro Gertz Manero recibió en junio los resultados de la más reciente auditoría hecha por la Secretaría de la Función Pública (SFP) a la gestión documental de la FGR, que encontró también que su normativa interna y su estructura no se han actualizado, que tiene carencias e incumple con distintos aspectos de la Ley General de Archivos (LGA).
La auditoría 01/2021 “Gestión documental y administración de archivos”, practicada entre abril y mayo a la FGR por el Órgano Interno de Control –que representa a la SFP dentro de la fiscalía– se propuso analizar los procedimientos y normas que regulan su gestión documental y la administración de archivos.
Una de las principales observaciones es que la institución no cuenta con un archivo histórico, como manda la LGA, y aunque tiene expedientes con antigüedad hasta de 112 años, que por sus características podrían ser clasificados como documentos históricos, se resguardan en entornos sin condiciones especiales para su conservación, como clima y temperatura óptimos para evitar la degradación de sus materiales.
La revisión detectó que la FGR careció entre 2019 y 2021 de la política de sistema de gestión y administración de archivos señalada en su ley orgánica, y que esta falta fue cubierta apenas este año.
En tanto, la normativa interna en materia de gestión documental y archivos está desactualizada de cinco a siete años y no está adecuada al carácter de órgano constitucionalmente autónomo que hoy tiene la fiscalía.
Se constató que está pendiente la integración del grupo interdisciplinario que debe ayudar al análisis de sus procesos y procedimientos de su gestión documental. Este grupo, de acuerdo con la SFP, operaba hasta 2016, pero han pasado dos años sin que sesione, lo que va en contra de la ley en la materia.
Los auditores de la SFP no localizaron los inventarios documentales de las delegaciones de la FGR en Jalisco, Oaxaca, Yucatán y estado de México correspondientes a 2018, entre otras irregularidades.
La auditoría comprobó la falta de sistemas automatizados para la gestión documental electrónica que posibilite la producción, organización, consulta y conservación de documentos que establece la LGA.
La FGR, según el informe de la revisión, tiene un nulo avance en el resguardo digital de los documentos y no cuenta con acciones para la preservación digital, vigilancia tecnológica y seguridad de la información, como marca la LGA.
Por todas estas anomalías, la SFP emitió 12 cédulas de observaciones a la FGR para que mejore, fortalezca e implemente mecanismos de control interno en materia de archivos.
