Con casi dos años de retraso respecto a plazos derivados de reformas constitucionales, se aprobó la Ley General de Archivos, con la cual se avala la creación de un sistema nacional (SNA) que garantiza la preservación documental y un funcionamiento eficiente. Asimismo, modifica el carácter jurídico del Archivo General de la Nación (AGN), que a partir de 2019 será un organismo descentralizado no sectorizado, con autonomía técnica y de gestión con patrimonio propio.

Al AGN se le otorga el carácter de entidad especializada en materia de archivos, que tiene por objeto promover su organización y contribuir a la transparencia y rendición de cuentas, así como preservar, incrementar y difundir el patrimonio documental de la nación con el fin de salvaguardar la memoria nacional de corto, mediano y largo plazo.

El SNA contará con secretariado ejecutivo, cuya instancia operativa será coordinada por el director del AGN; tendrá un órgano que presidirá la Secretaría de Gobernación y tendrá representantes del Congreso, del Poder Judicial, del Instituto Nacional de Transparencia y Acceso a la Información, del Inegi y de la Auditoría Superior de la Federación.

Aunque formalmente entrará en vigor el 1o de enero de 2019, en los transitorios de la ley se obliga a los congresos estatales a adecuar sus legislaciones locales durante 2018. De igual forma, será el último año en el que el AGN se mantenga como organismo sectorizado de la Secretaría de Gobernación, de la cual dependerá presupuestalmente también en ese periodo.

La pretensión de la ley es organizar y administrar de manera homogénea los documentos que generen, obtengan, adquieran, transformen o posean las dependencias, establecer un sistema institucional para la administración de archivos, contar con infraestructura y equipamiento para administrarlos, darle gestión documental y profesionalizar al personal que trabaje con ellos, así como garantizar la preservación de documentos.

Por lo que hace a los archivos históricos, el área responsable deberá, entre otras cosas, aplicar políticas y estrategias de preservación que dejen conservar los documentos históricos para dotar de mecanismos y herramientas que permitan mantenerlos a disposición de los usuarios, al brindar el servicio de préstamo y consulta al público.

El Consejo Nacional de Archivos deberá formular recomendaciones archivísticas para la emisión de normativa de organización en expedientes judiciales, emitir recomendaciones a los sujetos obligados para aplicar la ley general en sus respectivos ámbitos de gobierno, aprobar los lineamientos que establezcan las bases para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión documental.

La legislación –que incorpora sanciones a quienes dañen o afecten archivos– también considera que para facilitar el acceso se contará con un registro nacional de acceso público y de consulta gratuita, disponible a través del portal de Internet del AGN.

De igual forma se dispondrá de archivos privados con valor histórico para que particulares propietarios o poseedores de documentos considerados de interés público y aquellos declarados como monumentos históricos podrán inscribirlos en el Registro Nacional.