Pese a contar con un extraordinario patrimonio documental, cuyos orígenes datan de 1790, cuando se estableció en la Nueva España el primer archivo general, para reunir en un solo lugar la documentación concerniente al virreinato, la situación actual en el rubro en México es un auténtico desastre, sostuvo la directora general del Archivo General de la Nación (AGN), Mercedes de Vega.

Al inaugurar el seminario Méxi­co pierde información: hacia una política de gestión documental, celebrado en las instalaciones del Centro de Investigación y Docencia Económicas (CIDE), la funcionaria destacó que si bien el país cuenta con leyes que obligan a los tres órdenes de gobierno a llevar un manejo eficiente de sus archivos, 50 por ciento de las entidades y dependencias del país no cuentan con un sistema de control y gestión documental.

Referirse a los archivos mexicanos en cifras obliga, si se quiere ser honesto y eludir los eufemismos, a hablar sin tapujos del drama nacional que viven los archivos. Y si bien pude haber titulado la presentación Las condiciones presentes de los archivos, ello es imposible cuando se trata de un auténtico desastre, comentó.

El director general de la Escuela Mexicana de Archivos, Ramón Aguilera Murgía, explicó que en muchas unidades administrativas no existen verdaderos archivos de trámite sino una acumulación de carpetas inmensas, integradas por documentos guardados juntos sin importar su origen y contenido, lo mismo se trate de carpetas de correspondencia de entrada y salida que de formas de autorización del mando superior, o de acuerdo con el origen del área que mande el documento, etcétera.

Es una acumulación de documentos apilados en carpetas que no tienen ningún principio de orden archivístico, los cuales después de unos años de haber sido usados se canalizan a bodegas intermedias, o en el mejor de los casos a los archivos de concentración. Después de algunos años es muy difícil encontrar una información, a menos que la revisemos carpeta por carpeta.

Durante la inauguración del seminario, el director general del CIDE, Sergio López Ayllón, enfatizó que el país enfrenta el reto de articular siete políticas que convergen en un mismo proceso de diseño, implementación y regulación: Ley de Acceso a la Información, Ley de Transparencia y Acceso a la Información, Ley de Gobierno Digital, Ley de Gobierno Abierto, Ley de Archivos en Gestión Documental, el Sistema Nacional de Información y la reforma a la Ley de Ciencia y Tecnología con el acceso abierto a los recursos de formación científica, tecnológica y de innovación.

Aguilera Murgía agregó que el primer elemento que explica la pérdida de documentos públicos es el factor humano, pues la apatía, la negligencia y el desconocimiento del tema archivístico por parte de los mandos superiores son algo frecuente.

Desde el planteamiento de las normas jurídicas hasta su implementación encontramos el desinterés por darle el lugar que merece en la organización y la conservación de la memoria corporativa, entendiendo que el archivo es el CPU de la administración pública, comentó.

Agregó que de 20 portales de obligaciones de transparencia correspondientes a dependencias federales, 75 por ciento (es decir 15) tienen asignadas sus coordinaciones de archivos al área de recursos materiales, y en general sus coordinaciones de archivo están en manos de algún funcionario que no tiene que ver directamente con los archivos.

Aunque en la reforma a la Ley de Transparencia se impulsó el mandato de que los sujetos obligados elaboraran instrumentos de control y consulta, esto se ha limitado al llenado de unos formatos y su respectiva presentación en los portales de transparencia, lamentó Aguilera Murgía. Se ha olvidado lo más importante: la calidad de la información que se presenta.

La directora general del Archivo General de la Nación sostuvo que el nuevo concepto de gobernanza, como una manera de administrar comprometida con el desarrollo de México, resulta inviable si no hay el convencimiento de recurrir a los archivos, modernizarlos, profesionalizarlos, ordenarlos, administrarlos y aprovecharlos para el mejor desempeño de las instituciones en beneficio de la sociedad.